Медицинский центр Archbold также добился сокращения ресурсов, необходимых для пополнения запасов: после внесения изменений, основанных на данных о скорости оборота и стоимости лекарств, количество трудозатрат техников, связанных с перемещением запасов в шкаф, сократилось на 20%. Global Pharmacy 
Андреа Яржинецки, исполнительный директор фармацевтического отделения медицинского центра Арчболд, имеет докторскую степень в области фармации.
Фото: Андреа Яржинецки
Когда речь заходит об управлении запасами или преодолении дефицита лекарств, самой большой проблемой, с которой столкнулся медицинский центр Archbold в Джорджии, была недостаточная прозрачность.
ВЫЗОВ
«Нельзя исправить то, чего не видишь, и невозможно эффективно разрабатывать стратегии, если у вас нет доступа к необходимой базовой информации», — сказала Андреа Яржинецки, исполнительный директор фармацевтического отдела системы здравоохранения, включающей четыре больницы.
«Например, если вы не знаете, как используется ваш ресурс, вы не сможете оптимизировать свои запасы, повторные заказы, затраты на хранение или движение запасов», — сказал Яржинецкий, имеющий докторскую степень в области фармации.
«А если вы не знаете, где и как употребляете наркотик, вы не сможете стратегически планировать меры по борьбе с дефицитом до его возникновения», — добавила она.
«В подобных ситуациях важнейшие стратегические соображения включают в себя определение необходимого количества запасов для предотвращения проблем, порядок управления запасами в период дефицита, а также выявление мест или лиц в системе здравоохранения, которые могут испытывать наибольшую потребность в определенных лекарственных препаратах».
В прошлом компания Archbold использовала ручной подход для сбора базовой информации об инвентаризации. Сотрудники извлекали отчеты из информационных систем и принимали решения на основе содержащихся в них данных. Однако эти отчеты были статичными и мало что говорили сотрудникам о скорости и характере движения препарата.
«Например, мы использовали его рывками или же наше использование было более равномерным и предсказуемым?» — спросила она. «Чтобы обеспечить такую динамичность и прозрачность, нам пришлось бы постоянно формировать отчеты по каждому товару. Для системы здравоохранения нашего размера это около 15 000 мест хранения, где отдельные лекарственные препараты распределены по десяткам категорий».
«Эти факторы делают подготовку к дефициту лекарств особенно сложной, поскольку приходится принимать обдуманные решения о производственных мощностях и затратах на хранение, не имея четкого и быстрого способа отслеживать ситуацию в режиме реального времени», — добавила она.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Компания Archbold уже давно использует оборудование Omnicell для управления лекарственными препаратами, включая автоматизированные шкафы для выдачи лекарств, анестезиологические рабочие станции и центральные аптечные карусели. Для решения фундаментальной проблемы прозрачности данных компания предложила свою услугу оптимизации запасов (IOS).
«Этот сервис объединит предиктивную аналитику, инструменты для оптимизации рабочих процессов и клиническую экспертизу, чтобы предоставить нам информацию, необходимую для быстрого и обоснованного принятия решений по управлению запасами лекарств. Это поможет нам более активно бороться с дефицитом лекарств, минимизировать перебои в поставках, сократить количество лекарств с истекающим сроком годности и снизить затраты на хранение», — пояснил Яржинецки.
«В основе IOS лежит облачное программное обеспечение, которое будет собирать данные со всего автоматизированного оборудования на базе Omnicell для создания информационных панелей с показателями и тенденциями в области лекарственных препаратов по всей нашей системе здравоохранения», — продолжила она. «Программное обеспечение также включает в себя рабочие процессы на основе ролей, мониторинг соответствия требованиям и аналитику на основе ИИ, разработанную для того, чтобы помочь нам лучше прогнозировать, расставлять приоритеты и принимать меры в отношении проблем с запасами».
В инструмент также встроен ряд оценочных таблиц, которые могут помочь персоналу отслеживать финансовые и операционные показатели, а также получить более четкое представление об оценке стоимости лекарственных препаратов на разных площадках.
«Помимо программного обеспечения, IOS поддерживается командой клинических стратегов, которые работают с нами над определением целей управления запасами, разработкой плана по их достижению и созданием стратегий для дальнейшей оптимизации», — отметила она.
«В частности, подход платформы к управлению дефицитом был разработан для того, чтобы помочь нам принимать стратегические решения до того, как дефицит перерастет в кризис», — добавила она. «Цель состояла в том, чтобы поддержать обдуманное решение, сочетающее клиническую значимость и операционный риск».
«Нам нужна была система, которая помогла бы нам ответить на такие важные вопросы, как риск дефицита, клиническая значимость конкретных лекарственных препаратов и целевые объемы поставок. Имея эти ответы, мы смогли бы определить, какие затраты на хранение нам необходимо нести и как снизить риски».
РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ
Компания Archbold интегрировала платформу IOS от Omnicell в свои стандартные рабочие процессы управления запасами и реагирования на дефицит. Сотрудники используют платформу для управления базовыми уровнями и определения соответствующего количества «запасов, подверженных риску», а также необходимых трудозатрат.
«Мы также оцениваем повторные заказы и вносим корректировки в запасы, используя рекомендации клинического стратега поставщика для выявления возможностей и принятия решений», — сказал Яржинецки. «Наконец, мы постоянно используем инструмент управления дефицитом на платформе для документирования и отслеживания нехватки лекарств».
«Ключевые решения по инвентаризации принимаются во время двух регулярных совещаний», — добавила она. «На еженедельном совещании с административным персоналом и менеджерами аптеки координатор по закупкам открывает инструмент управления дефицитом и поочередно рассматривает критически важные и вновь выявленные товары».
«Это обсуждение используется для оценки состояния каждого вопроса, анализа имеющихся запасов, принятия решения о необходимости перераспределения запасов между складами, а также для определения того, является ли дефицит уже критическим или находится на стадии предварительного планирования».
Затем, на отдельном совещании с более широкой командой фармацевтов и несколькими руководителями техников, сотрудники еще раз просматривают этот список. Проверка обычно занимает всего 5-10 минут и позволяет всей команде быть в курсе возникающих дефицитов, текущих приоритетов и любых необходимых действий. До внедрения этих систем в компании Archbold этот процесс занимал несколько часов.
«С практической точки зрения, IOS значительно упростила отслеживание того, кто принимает лекарство, где оно используется и как часто», — пояснила она. «Это также значительно сократило путь к данным о перемещениях, необходимым для целенаправленного вмешательства, за счет консолидации информации, которая в противном случае потребовала бы от персонала поиска нужных оперативных и стратегических данных в разных местах».
РЕЗУЛЬТАТЫ
Внедрение системы управления лекарственными препаратами IOS помогло Archbold избежать примерно 512 случаев нехватки лекарств. По словам Яржинецкого, в оперативном плане персонал перешел от несистематизированных, сложных в поддержании процессов к стабильному еженедельному рабочему ритму, в рамках которого запасы активно отслеживаются, проверяются и управляются с использованием легкодоступных данных о лекарственных препаратах в режиме реального времени со всей системы здравоохранения.
«Практическое значение для руководителей больниц заключается в уменьшении количества ситуаций, когда запасы лекарств заканчиваются в аптечке, и персоналу приходится выполнять ряд действий, чтобы понять, что делать, когда лекарство закончилось», — объяснила она. «IOS обеспечивает прозрачность и структурированные рабочие процессы в условиях дефицита, что позволяет нам принимать решения на ранних этапах, чтобы проблемы решались до того, как они превратятся в сбои на передовой».
«Еще одним конкретным показателем, который мы выявили, стало сокращение трудозатрат техников, связанных с пополнением запасов», — продолжила она. «После внесения целенаправленных изменений, основанных на данных о скорости оборота и стоимости лекарств, представленных IOS, ежемесячное количество пополнений сократилось с примерно 25 000 до 20 000 — это примерно на 20% меньше трудозатрат техников, связанных с перемещением запасов в шкаф».
Все это удалось сделать без увеличения затрат на хранение, поскольку дополнительные запасы были сосредоточены в недорогих товарах с высокой оборачиваемостью.
«Наконец, IOS сыграла важную роль в том, чтобы помочь Арчболд успешно преодолеть ряд серьезных общенациональных дефицитов лекарств», — сообщила она. «Например, когда в 2023 году торнадо обрушился на завод Pfizer в Северной Каролине, это затронуло 25% национальной цепочки поставок стерильных инъекционных препаратов».
«Благодаря инструменту управления дефицитом в IOS мы смогли быстро определить точки риска и оперативно заказать лекарства, чтобы смягчить последствия дефицита, вызванного торнадо, для нашей системы здравоохранения», — заключила она. «В результате этих усилий у нас ни разу не закончились запасы ни одного лекарства, пострадавшего от этого стихийного бедствия».
Следите за публикациями Билла Сивики о медицинских информационных технологиях в LinkedIn: Bill Siwicki
Напишите ему по электронной почте: [email protected]
Healthcare IT News — это издание HIMSS Media.
СМОТРИТЕ СЕЙЧАС: Искусственный интеллект Agentic может превратить клинические записи в ценные выводы
Источник: www.healthcareitnews.com
