Редактор таблиц Р7 офис позволяет ограничивать варианты вводимых значений, что особенно полезно, когда данные вносят несколько человек и ошибки крайне нежелательны. Рассмотрим эту возможность на примере: сотрудникам отдела нужно выбрать день для обучения, но обучение не проводится по воскресеньям. Чтобы исключить ввод неверной даты, используется функционал проверки данных на вкладке «Данные».
В окне проверки в выпадающем списке «Разрешить» выбирается «Другое», а в поле «Формула» вписывается =ДЕНЬНЕД(B2)<>1, где B2 — ячейка с датой. В американской традиции неделя начинается с воскресенья (порядковый номер 1), поэтому формула запрещает ввод воскресенья. Если нужно исключить и субботу (номер 7), формула усложняется с помощью функции «И»: =И(ДЕНЬНЕД(B2)<>1;ДЕНЬНЕД(B2)<>7). Более элегантный способ — изменить нумерацию дней недели: =ДЕНЬНЕД(B2;2)<6. Аргумент 2 означает, что отсчёт начинается с понедельника, а условие <6 исключает субботу и воскресенье.
После настройки правила его можно применить ко всему диапазону ячеек: достаточно выделить нужные ячейки, снова нажать «Проверка данных», и редактор автоматически предложит распространить условие. Сообщение об ошибке при вводе неверных данных тоже можно настроить — изменить значок или текст сообщения.
Когда формуляр готов, его нужно выдать сотрудникам для заполнения. Вместо того чтобы рассылать файлы по почте и потом собирать их обратно, удобнее воспользоваться функционалом совместной работы Р7 офис. Сначала на вкладке «Защита» настраивается защита листа: выбирается, что можно делать пользователям (например, только выделять ячейки). Затем через кнопку «Разрешить редактировать диапазоны» задаётся диапазон для ввода дат, который остаётся доступным для изменений. Пароль на диапазон можно установить по желанию.
После этого файлу на Р7 диске через контекстное меню «Настройки доступа» раздаётся доступ: можно добавить пользователей по отдельности или группами, установив для каждого уровень доступа «Запись». Также можно создать внешнюю ссылку с настройкой пароля, уровня доступа и срока действия. Теперь при попытке ввести неверную дату пользователь увидит настроенное сообщение об ошибке, а при попытке редактировать другие ячейки — предупреждение о защите.
